Kerfi byggt á minni
Þegar tjónafulltrúar hjá TM afgreiða tjón er að mörgu að huga. Auk þess að halda utan um gögn málsins og meta bótaskyldu þarf líka að skrásetja allar snertingar og samskipti við ólíka aðila eins og verkstæði, verktaka, lögfræðinga og tjónþola. Í um 20 ár hefur athugasemdaforritið Memo verið notað í þá vinnu. Þar skrá tjónafulltrúar athugasemdir, færa inn símtöl og skrá breytingar eða stöðu tjóns. Margir tjónafulltrúar lýsa Memo einfaldlega sem „hjarta vinnunnar“.
Tjónafulltrúar opna Memo í gegnum Græna kerfið svokallaða, heimasmíðað textaviðmót sem heldur utan um tjónagögn, til að nálgast athugasemdir á tjóni. Græna kerfið þótti ekki æskilegt til að halda utan um skráningar á framvindu tjóna svo Memo var innleitt í til að fylla upp í þær þarfir. Vandamálið er að Memo býður ekki upp á að bæta við nýrri virkni, og því hafa mikilvæg gögn og saga verið bundin við kerfi sem gat ekki þróast áfram.
Tvö kerfi, ein skráning
TM og Kolibri hafa síðustu ár verið að þróa Bóthildi, sérhannað kerfi fyrir tjónaúrvinnslu, sem tjónafulltrúar munu nota til að sinna allri sinni vinnu. Í stað þess að skipta einfaldlega yfir í Bóthildi og skilja Memo eftir sem sérstakt, ótengt kerfi fyrir eldri tjón, ákváðum við að byggja nýja athugasemdavirkni inn í Bóthildi sem deilir gögnum með Memo. Í Bóthildi köllum við það einfaldlega tímalínu. Tímalínan í Bóthildi og athugasemdirnar í Memo eru samstilltar í báðar áttir (e. two-way sync), þannig að athugasemd sem er skráð í öðru kerfinu birtist samstundis í hinu. Eldri athugasemdir eru áfram sýnilegar og finnanlegar, nýjar athugasemdir eru skráðar þar sem tjónafulltrúinn er að vinna hverju sinni og tjón sem hafa verið opin árum saman halda allri sögu sinni.
Að byggja hratt, á réttan hátt
Það var aldrei lítið verkefni að færa athugasemdaskráningu úr tuttugu ára gömlu kerfi sem tjónafullrúar treystu vel. Með því að nýta gervigreind sem hluta af þróunarferlinu varð verkefnið raunhæft. Ekki með því að láta gervigreind búa til lausnina frá upphafi til enda, heldur með því að nota hana til stuðnings. Það hjálpaði til við að gera verkefni sem áður fékk ekki forgang, vegna tæknilegs umfangs, framkvæmanlegt á ásættanlegum tíma.
Ekki bara athugasemdir
Tímalínan í Bóthildi skapaði einnig svigrúm til að þróa virkni sem Memo gat aldrei boðið upp á. Margar aðgerðir sem fulltrúar þurftu áður að skrá handvirkt í Memo eins og breytingu á stöðu tjóns, kaup á tjónabifreiðum, ákvörðun um bótaskyldu eða móttaka nýrra skjala, eru nú skráðar sjálfkrafa um leið og þær eiga sér stað í Bóthildi. Þetta sparar tjónafulltrúum tíma og skapar samræmdari og heildstæðari feril fyrir hvert tjón, í stað þess að hann ráðist af því hvaða atriði viðkomandi mundi eftir að skrá hverju sinni.
Einnig eru smærri nýjungar farnar að líta dagsins ljós. Með virkni eins og „Pinna efst“ geta tjónafulltrúar merkt þá athugasemd sem skiptir mestu máli í tilteknu tjóni, einföld virkni sem Memo bauð aldrei upp á. Það er fyrsta vísbendingin um hvað verður mögulegt þegar athugasemdaskráning verður hluti af kerfi sem getur haldið áfram að þróast samhliða þörfum þeirra sem nota það.